Piloter les parties prenantes d'un projet en 7 règles capitales.

Prioriser les avantages à long terme.

Dans le cadre de mes fonctions, je me concentre sur la mise en lumière des avantages durables et de la valeur ajoutée que le produit apportera aux utilisateurs et à l'entreprise. En focalisant sur les objectifs à long terme, je facilite la projection des parties prenantes d’un projet et la compréhension des compromis et des investissements nécessaires pour garantir un succès pérenne.

Étude de cas

J'ai été sollicité par un fabricant de bijoux pour enfants, principalement vendus lors des baptêmes et des naissances. Sa problématique ? Il réalisait la majeure partie de ses ventes par le biais de distributeurs e-commerce, tandis que son propre site Web rencontrait des difficultés à générer du trafic. Son objectif était de développer son activité de vente en ligne pour améliorer ses marges tout en préservant une collaboration harmonieuse avec ses distributeurs.

J'ai proposé une stratégie digitale sur deux ans, en assurant la direction que les bénéfices à long terme seraient préservés. J'ai expliqué qu'en investissant dans leur propre site Web et en optimisant leur visibilité en ligne, ils pourraient, à terme, maîtriser leur image de marque, collecter des données précieuses sur leurs clients et diversifier leurs canaux de vente. J'ai souligné que l'objectif n'était pas de rivaliser avec les distributeurs, mais plutôt de stimuler la croissance globale du marché, ce qui serait bénéfique pour toutes les parties prenantes du projet. Je leur ai présenté un plan de développement progressif de leur site.

En adoptant une vision à long terme, le fabricant a saisi l'opportunité stratégique d'investir dans son propre canal de vente. Cette approche a été saluée par le fabricant, qui a approuvé la stratégie proposée, acceptant les investissements initiaux nécessaires pour garantir un succès futur. Cette démarche a permis de créer une synergie entre les parties prenantes internes autour d'un objectif commun et durable.

Associer dès le début les parties prenantes.

Je vous recommande d'impliquer les acteurs dès les premières étapes de lancement du projet. Cette démarche permet de recueillir leurs perspectives et leurs préoccupations en amont, favorisant ainsi un sentiment d'appartenance et d'adhésion aux décisions finales. Cette démarche proactive contribue également à prévenir d'éventuels malentendus ou conflits de dernière minute, en donnant l'impression à chacune d'être prise en compte.

Étude de cas

Un office du tourisme a sollicité mes services pour mener à bien un projet de création d'une nouvelle application mobile visant à promouvoir ses activités locales.

Au démarrage du développement, j'ai organisé des ateliers avec les acteurs locaux (hôteliers, restaurateurs, guides touristiques, commerçants, musées) pour recueillir leurs besoins et leurs idées. Je les ai associés au processus de définition des fonctionnalités, de conception du design et de contenu de l'application. J'ai également mis en place un comité de pilotage réunissant des représentants de chaque groupe pour assurer le développement continu de l'application.

Cette démarche a permis de répondre aux besoins spécifiques du terrain et l'application a été largement adoptée par les acteurs locaux, malgré le fait que toutes les demandes n'ont pu être intégrées dans la version initiale. Cette approche proactive a ainsi évité des modifications coûteuses en fin de projet et a permis de maintenir l'engagement et la satisfaction des parties prenantes du projet.

Justifier clairement les décisions.

J’explique en détail le raisonnement et le processus qui sous-tendent chaque décision, en m’appuyant sur des données, des études de marché, des analyses comportementales et des enquêtes réalisées directement auprès des utilisateurs. Je m’appuie également sur toutes les autres sources internes d'informations pertinentes.

Une justification solide et transparente renforce la crédibilité des décisions et aide les parties intéressées à comprendre les choix qui ont été faits. Je consacre vraiment beaucoup de temps à l’analyse des données de l’entreprise où je travaille, afin de pouvoir expliquer et justifier chacun de mes choix, mais aussi pour permettre à chacun de poser des questions pointues sur le projet ou de faire des propositions alternatives.

Étude de cas

Une entreprise de vente de cadeaux en ligne venait de lancer un nouveau site Web pour une nouvelle activité. J'étais chargé de gérer la campagne Google Ads avec un budget alloué par la direction. Ce budget me semblait insuffisant pour une campagne de plusieurs mois, limitant la capacité à collecter des données pertinentes pour garantir des résultats concluants.

J'ai présenté à la direction une analyse détaillée justifiant mon point de vue. J'ai démontré, chiffres à l'appui, que le budget initial ne permettrait pas d'atteindre une masse critique de données pour optimiser les campagnes. J'ai comparé les coûts d'acquisition estimés avec le budget alloué et j'ai présenté des simulations montrant l'impact d'un budget plus conséquent sur le retour sur investissement. J'ai mis en avant les résultats que l'on pouvait attendre avec un budget adéquat.

En justifiant de manière claire et objective la nécessité d'augmenter le budget Google Ads, j'ai pu démontrer la pertinence de cette décision à la direction. Cette approche factuelle, fondée sur des données concrètes, a favorisé une prise de décision éclairée, essentielle à la réussite du lancement de cette nouvelle activité. La direction a saisi le raisonnement et a donné son feu vert à ma requête.

Accepter les compromis et les limites.

Il est essentiel d'être transparent sur les compromis réalisés et les limites inhérentes à chaque option. La transparence dans la présentation de ces éléments témoigne d'une prise en compte exhaustive des facteurs concernés et d'une démarche de prise de décision rationnelle, malgré la présence de contraintes.

Étude de cas

Un croisiériste pour lequel j'ai travaillé souhaitait accroître sa notoriété sur les réseaux sociaux, mais sans allouer de budget publicitaire. Il envisageait de confier cette mission à un alternant, dont les responsabilités incluraient la création et la publication des posts. J'ai exprimé mes réserves quant à la capacité de cette approche à atteindre les objectifs ambitieux de l'entreprise, même si elle pouvait apporter une certaine visibilité.

J'ai partagé mes réserves avec la direction. J'ai justifié ma position en expliquant les limites d'une stratégie purement organique sur les réseaux sociaux. J'ai ainsi présenté des données sur la portée organique moyenne des publications, en la comparant à la portée potentielle d'une campagne publicitaire ciblée. J'ai souligné l'importance d'un budget, même modeste, pour accroître la visibilité des publications et atteindre une audience plus large et qualifiée. J'ai proposé un budget minimum viable pour garantir des résultats quantifiables.

En fournissant des données concrètes et des explications claires, j'ai pu démontrer à la direction l'importance de l'investissement publicitaire pour optimiser l'impact de leur présence sur les réseaux sociaux. La direction a saisi que le manque d'investissement aurait des répercussions sur les résultats. Cette démarche a permis d'établir un dialogue constructif et de réévaluer la stratégie initiale. Bien que la direction n'ait pas augmenté le budget, elle a reconnu l'importance d'en allouer un dans le futur.

Proposer des solutions alternatives.

Dans la mesure du possible, je présente plusieurs options et j’explique les avantages et les inconvénients de chacune. Cela démontre une ouverture d'esprit et une volonté de considérer différentes perspectives, ce qui peut rassurer les parties prenantes d’un projet et favoriser un dialogue constructif.

Étude de cas

Un fabricant de matériaux m'a sollicité pour l'aider à améliorer ses coûts opérationnels. Il souhaitait une étude pour augmenter son chiffre d'affaires et ses marges.

Au lieu de fournir une solution unique, j'ai présenté quatre scénarios distincts.

• Statu quo : analyse de la situation actuelle, avec ses avantages et ses inconvénients. On ne prend aucun risque, mais on ne change rien.
• Optimisation : amélioration progressive des processus existants.(organisation, achats, production) en réduisant progressivement les coûts, avec des gains potentiels chiffrés. On change un peu pour un gain limité, mais sans prise de risque.
• Expansion : lancement d'une nouvelle activité complémentaire, s'appuyant sur le savoir-faire existant. Cette approche permet d'évaluer les investissements et les revenus futurs avec précision. Cette démarche, bien que plus risquée, peut s'avérer plus rémunératrice à long terme.
• Diversification : changement radical d'activité de toute l'entreprise en ciblant un marché plus porteur, après une évaluation des risques et des opportunités. La prise de risque est maximale, mais les gains potentiels à long terme sont plus élevés.

Pour chaque option, j'ai détaillé les avantages, les inconvénients, les coûts associés, les gains potentiels et le niveau de risque, ainsi qu'un calendrier de mise en œuvre.

J'ai permis au fabricant de bénéficier d'une vision globale des possibilités qui s'offraient à lui en lui proposant un éventail de solutions. Cette approche a permis d'engager une discussion approfondie et de guider la direction vers le scénario le plus aligné sur sa situation, ses objectifs et sa propension au risque. Le client a opté pour la solution 2, en raison de la présentation claire et persuasive des options disponibles.

Documenter les décisions.

Je conserve systématiquement une trace écrite des décisions prises, des justifications qui les sous-tendent et des discussions qui ont eu lieu. Cette documentation, rédigée en suivant la méthode DACI, me permet de maintenir la transparence et la responsabilité. Elle peut servir de référence ultérieure en cas de besoin.

Étude de cas

Le propriétaire d'un site Internet de voyages m'a demandé de l'aider à modifier son algorithme de recommandation, car ses clients n'en étaient pas très satisfaits et ses taux de conversion étaient faibles.

J'ai documenté avec précision par écrit les raisons de ce changement, les différentes options envisagées, les données utilisées pour prendre la décision, les résultats des tests effectués et les impacts attendus. J'ai également conservé un historique détaillé des discussions et des validations. Cette documentation a été mise à la disposition de toutes les parties prenantes concernées (équipe technique, service marketing et direction).

En cas de questionnement ultérieur ou de problème, nous pouvons facilement retracer le processus décisionnel et justifier nos choix.Cette démarche favorise une culture de la transparence, de la confiance et de la responsabilité, des valeurs qui me sont chères.

Féliciter et valoriser les parties prenantes.

J’attribue systématiquement le succès du lancement du produit ou du service à chaque partie prenante en prenant bien soin d'expliquer en quoi chacune a contribué activement à la réussite du projet. Les gens aiment se sentir valorisés et seront plus enclins à accepter d'éventuels renoncements à leurs propres attentes si vous les remerciez.

Étude de cas

Une agence de voyages d'affaires a fait appel à moi pour lancer une nouvelle plateforme de réservation en ligne pour ses clients.

Après le lancement réussi, j'ai organisé un événement interne pour remercier toutes les équipes impliquées. J'ai mis en lumière les contributions spécifiques de chaque département (informatique, service client, marketing, commercial, direction) en remerciant par e-mail chaque responsable et en copiant le dirigeant à chaque fois. J'ai souligné comment le travail de chacun a contribué au succès du projet. J'ai aussi envoyé un email personnalisé à chaque collaborateur pour le remercier personnellement de son implication.

En mettant en avant le succès collectif et en reconnaissant l'engagement de chaque membre de l'équipe, j'ai renforcé la cohésion et la motivation des collaborateurs, les encourageant ainsi à s'investir dans les futurs projets de l'entreprise. En somme, j'ai contribué à créer un environnement positif, favorisant l'innovation et la réussite.